Responsable Administratif, Financier et Logistique au Burkina Faso

Ouagadougou, Burkina Faso

Objectif et positionnement hiérarchique

Le/la Responsable Administratif, Financier et Logistique est placé sous la supervision de la Coordinatrice Pays (CP) et est en charge, pour l’antenne et ses programmes de :

  • La gestion comptable, financière et budgétaire.
  • La gestion administrative.
  • La gestion des achats et la logistique.

Dans le respect des réglementations applicables, internes à LCDE ou externes.

Description des responsabilités et taches

1) Gestion et suivi comptable

  • Assurer la saisie des journaux de banque et journaux de caisse mensuels.
  • Réaliser les affectations comptables et analytiques ainsi que leur contrôle.
  • Assister la préparation des états financiers mensuels.
  • Assurer les clôtures comptables mensuelles.
  • Assister la CP dans la production des rapprochements bancaires et inventaires de caisse.
  • Préparer les prévisionnels de trésorerie de l’antenne, valider ceux des partenaires et les soumettre à la CP pour validation et soumission au siège.
  • Contrôler l'éligibilité des pièces comptables de l’antenne et des partenaires.
  • Suivre les factures des fournisseurs et assurer le règlement.
  • Accompagner les partenaires des projets à la gestion de leurs caisses, à la saisie de leurs journaux, au contrôle et à l’archivage de leurs pièces comptables.
  • Transmettre au siège les états comptables mensuels accompagnés des pièces justificatives.

2) Suivi budgétaire et financier

  • Contribuer à la préparation du budget opérationnel de l'antenne et toutes ses activités ainsi que ceux des partenaires.
  • Assurer le suivi budgétaire en réalisé et en prévisionnel de l’antenne, des activités et des projets financés par des bailleurs institutionnels et privés.
  • Former, suivre et accompagner les associations partenaires des projets dans leur suivi budgétaire.
  • Participer aux réunions de suivi budgétaire en collaboration avec la CP et les partenaires.
  • Assister les exercices de révision budgétaire.
  • Connaître et maîtriser les contrats bailleurs pour la bonne imputation et le respect des règles et des procédures liées aux budgets.

3) Gestion administrative

  • Contribuer à la négociation des contrats (achats, locations, etc.) en lien avec la CP.
  • Soumettre à la CP, établir les contrats et s’assurer de leur suivi administratif.
  • Etablir et tenir à jour les dossiers individuels du personnel, international et national, selon la législation burkinabé et les procédures de LCDE y compris les formalités liées au recrutement.
  • Etablir et soumettre à la validation de la CP les fiches de paie mensuelles, les déclarations de cotisations, d’impôts et tout autre formalité relative à la rémunération, droits et taxes du personnel.
  • En collaboration avec la CP, procéder à toutes les démarches nécessaires pour assurer la conformité de LCDE notamment à la législation burkinabé et à tout autre réglementation qui lui soit applicable dans le cadre de ses activités.
  • Alerter sur les évolutions de la réglementation externe qui pourraient avoir des incidences sur les activités ou le statut de LCDE au Burkina Faso.
  • Rédiger la partie administrative, financière et logistique du rapport mensuel interne et soumission à la CP.
  • Assurer l’archivage, physique et/ou informatique, selon les standards de LCDE, de l’ensemble des documents administratifs, financiers et logistiques de l’antenne.
  • Fournir à la CP des informations régulières et actualisées des avancées et défis rencontrés.
  • Contribuer aux travaux relatifs aux audits et autres contrôles, internes ou externes, ainsi qu’à la mise en œuvre des recommandations acceptées.
  • Produire et consolider des rapports de qualité et participer dans l'élaboration des rapports externes (bailleurs, autorités, etc.) à partir des données de l’antenne et des partenaires.

4) Gestion achats et logistique

>> Achats :

  • Participer à l’établissement des plans d’achat et d’approvisionnement pour l’antenne et pour les programmes.
  • Réaliser les achats tel que validés par la CP, de la demande jusqu’à la réception des articles ou prestations.
  • Constituer tous les dossiers originaux des achats réalisés.
  • Effectuer les commandes régulières pour le fonctionnement du bureau (produits d’entretien, papeterie…).
  • Tenir à jour le suivi des achats réalisés.
  • Assurer la mise en place d’un réseau de fournisseurs locaux pour son approvisionnement comme pour ses besoins en services. Il/elle connaît le marché local, élabore et tient à jour une base de données sur les fournisseurs et une liste de prix locaux.

>> Gestion de stock : 

  • Assurer la gestion des stocks : organisation et modalités de rangement, tenue de fiches de stock, mise à jour du suivi informatique, suivi des rotations, réalisation des inventaires,…

>> Logistique :

  • Assurer la gestion du parc d’équipement (informatique, communication, sécurité, etc.).
  • Effectuer et analyser le suivi des consommations.
  • Veiller à la maintenance et aux réparations des équipements (véhicule, climatisation, etc.).
  • Assurer la gestion des transports : organisation des déplacements du personnel y compris des missionnés.
  • Assurer le suivi et la réception des frets en lien avec les transitaires et expéditeurs.
  • Assurer l’organisation et la mise en œuvre de la maintenance et de l’entretien du local occupé par LCDE (électricité, plomberie, maçonnerie, etc.).
  • Contribuer à l’accueil et à l’organisation des séjours des missionnés et organiser les mouvements des équipes dans le cadre des activités.

Formation

BAC + 3 minimum en gestion administrative, financière ou logistique, en gestion de projet de développement ou formation équivalente.

Expérience professionnelle

Expérience de 5 ans minimum sur un poste similaire, de préférence au sein d’une ONG internationale.

Compétences et qualités requises

  • Très bonne maitrise du Français (oral + écrit), l’anglais serait un plus.
  • Adhésion aux principes humanitaires et au code éthique de La Chaîne de l’Espoir.
  • Patience, flexibilité et capacité d’adaptation.
  • Excellente capacité d’organisation.
  • Rigueur, esprit d’analyse et de synthèse.
  • Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, etc.).
  • Maitrise de SAGA serait un plus.
  • Aptitude à effectuer des déplacements.
  • Sens du relationnel et du contact.
  • Sens du travail en équipe.
  • Expérience ONG serait un plus.
  • Connaissance des financements des bailleurs institutionnels.

Conditions

  • CDD de droit burkinabè, 1 an renouvelable.
  • Prise de poste : ASAP.
  • Poste à temps plein.
  • Salaire proposé : selon profil et expérience.

Dossier à fournir

  • Une lettre de motivation.
  • Un curriculum vitae avec références professionnelles et contacts.

A adresser par courrier électronique au plus tard le 21 juin 2020 à : recrutement@chainedelespoir.org. Précisez en objet : Recrutement CDE – admin-log

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